KI-Lieferanten-Bestätigungen im oxaion ERP

Mit der oxaion KI Lieferanten-Bestätigung stellt Nexigo ein KI-basiertes Addon für das oxaion ERP System bereit. Mit dem Addon werden eintreffende Bestellbestätigungen von Lieferanten analysiert und im ERP-System erfasst. Manuelle Tätigkeiten werden auf ein Minimum reduziert und somit nicht nur Kosten, sondern vor allem auch wertvolle Zeit gespart.

Die Problemstellung

Lieferanten senden Auftragsbestätigungen für Bestellungen per E-Mail an die Einkaufsabteilung und nutzen dazu unterschiedlichste Formate und Layouts. Bisher war es nicht möglich, diese maschinell zu verarbeiten, so dass es eine manuelle Tätigkeit blieb, die eintreffenden Bestätigung in das eigene oxaion ERP System zu übertragen. Das kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern ist auch fehleranfällig. Oftmals bestätigen Lieferanten abweichende Preise, Liefertermine oder Mengen. Diese Abweichungen müssen manuell geprüft und ggf. korrigiert werden.

KI machts möglich

Durch die KI-basierte Analyse von eintreffenden E-Mails lässt sich der Prozess nun vollständig automatisieren. Ein manueller Abgleich der Bestellbestätigungen entfällt.

Und so funktioniert es

• Unser KI-Addon überwacht ein von Ihnen definiertes E-Mail-Postfach, z. B. “lieferanten-bestellungen@beispiel.de”
• Eingehende E-Mails und PDF-Dokumente werden extrahiert und per KI analysiert
• Jede erkannte Bestellung wird in oxaion in der sog. Schinttstelle für Bestellantworten angelegt
• Erkennt die KI, dass manuelle Unterstützung notwendig ist (z. B. weil die Preise aus der Bestätigung von den Preisen aus der Bestellung abweichen), erstellt die KI entsprechende Aufgaben und Meldungen in oxaion
• Erkennt die KI, dass keine manuelle Kontrollen oder Eingriffe durch einen Sachbearbeiter notwendig sind, wird die Bestellbestätigung automatisch übernommen und als erledigt gekennzeichnet.
• Mitarbeiter im Einkaufs-Innendienst sehen über ein KI-Dashboard den Status der Verarbeitung und die manuell zu prüfenden Bestellungen
• Die PDF-Dokumente lassen sich direkt aus oxaion heraus öffnen um fehlende Daten unkompliziert zu ergänzen

Ihre Vorteile

• Volle Integration in oxaion
• Kein Bruch in der Benutzer-Oberfläche
• Keine zusätzlichen Produkte, Server oder Tools notwendig
• Geringe Kosten für die gesamte Lösung
• Ergänzende ERP-Prozesse (z. B. Pflege von Lieferanten-Artikelnummern) direkt mit einem Klick in der Oberfläche verfügbar
• Auf Wunsch: lokale KI mit lokaler Installation in Ihrem Rechenzentrum - ohne Cloud-Dienste